Archivo documental para empresas: cómo liberar oficina sin perder control

Metodo para clasificar, inventariar y recuperar documentación almacenada fuera de la oficina. La clave es preparar el espacio antes de llenarlo y mantener un criterio sencillo que puedas repetir.

Define qué debe conservarse

Antes de trasladar carpetas, establece criterios de conservacion con la asesoria o el responsable administrativo. Guardar documentos sin una política genera costes y dificulta encontrar lo realmente importante.

Crea un indice por caja

Cada caja necesita un código único, un periodo y una categoría. El inventario puede mantenerse en una hoja de calculo con columnas para ubicación, responsable y fecha prevista de revisión.

Protege papel y soportes

Usa cajas resistentes, no las sobrecargues y evita almacenarlas directamente en el suelo. Separa soportes digitales y fotografías si requieren cuidados diferentes.

Programa revisiones

Una revisión anual permite destruir de forma segura lo que ya no deba conservarse y mantener el archivo compacto. El trastero debe ser un sistema vivo, no un deposito sin control.